Equilíbrio

Os gerentes podem querer todas as informações do mundo...

Mas é importante que eles recebam aquelas informações que irão contribuir de fato para a sua tomada de decisões. Nem sempre os próprios gerentes sabem de que informações precisam.

Portanto, o responsável pelo SIM deve estruturar um questionário e discuti-lo com cada área funcional, para poder estruturar o SIM.

O que os gerentes gostariam de ter 
O que os gerentes precisam ter 
O que os gerentes podem ter 

Questões
chave para gerência

Que tipo de decisão que cada gerente toma regularmente 

Que tipo de informação é necessária para tomar essas decisões 

Que tipo de informação cada um recebe regularmente 

Qual o destino dado a essas informações 

Que tipo de estudo especial é solicitado regularmente 

Que tipo de informação gostaria de ter e não tem 

Qual a freqüência necessária para cada tipo de informação (diária, semanal, mensal,
trimestral, anual) 

Qual a abrangência para cada tipo de informação (local, regional, nacional, global) 

Quais publicações ou periódicos cada um gostaria de receber regularmente 

Qual o objetivo para cada publicação ou periódico 

Sobre quais tópicos específicos gostaria de se manter informado 

Qual a relação desses tópicos com as decisões tomadas regularmente 

Avaliação

O responsável pelo SIM deve ponderar entre o que foi pedido pela gerência e o que pode ser fornecido, o que realmente será oferecido - e o critério básico é associar decisões tomadas com informações necessárias.

Toda gerente deve ter todas as informações necessárias para as suas decisões - e não mais que isso, pois excesso de informações pode truncar o processo decisório.

Informações X Decisões 

Disponibilidade de informações

Para quem enviar as informações? Quando? Por que meio?

Essas são as últimas perguntas que o responsável pela montagem do SIM deve responder. As informações devem ser disseminadas pela empresa, mas um vendedor que atende uma região específica não tem necessidade de conhecer as vendas totais da empresa; ou o diretor não tem necessidade de um detalhamento de vendas por cada vendedor.

Hierarquia de acesso 

quem pode acessar o quê 

Periodicidade 

quando atualizar 

quando distribuir 

Meio de distribuição 

on-line 

relatórios

Veja exemplo de planilha para montagem do SIM